Erwerbungswege
Blanket Order
Das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) arbeitet bereits seit 1981 mit Blanket-Order-Verträgen oder Approval Plans. Blanket Order meint das Outsourcing der Literaturauswahl an Exportbuchhändler, die am besten über den Buchmarkt eines Landes und einer Region informiert sind. Auf der Grundlage von vertraglich festgelegten Kriterien wählen sie im vorgegebenen finanziellen Umfang Literatur aus. Präzise geregelt werden müssen sowohl inhaltliche Kriterien der Literaturauswahl als auch formale Fragen wie die zu berücksichtigenden Medien, der Erscheinungszeitraum, der Maximalpreis pro Publikation und die Modalitäten des Transports. Die besonderen Vorteile des Blanket-Order-Verfahrens liegen in der Nutzung der Marktkenntnisse vor Ort und der Schnelligkeit, mit der Neuerscheinungen eintreffen.
Bestellkauf
Für die Ergänzung älterer Literatur wird in der Regel der Bestellkauf genutzt, während Neuerscheinungen in der Mehrzahl im Rahmen der Blanket-Order-Verträge in die Bibliothek des IAI geliefert werden.
Im antiquarischen Bereich liegt ein besonderer Schwerpunkt auf der Lückenergänzung der Periodika.
Geschenke
Jährlich werden der Bibliothek des Ibero-Amerikanischen Instituts (IAI) zwischen 15.000 und 20.000 Bücher und Zeitschriften geschenkt. Publikationen, die nicht in das Sammelprofil des IAI passen oder bereits vorhanden sind, werden im Tausch an andere Bibliotheken im In- und Ausland weitergegeben.
Bei größeren und wertvollen Schenkungen wird eine Schenkungsvereinbarung getroffen.
Tausch
Zur Zeit hat die Bibliothek des Ibero-Amerikanischen Instituts (IAI) circa 500 Tauschpartner, davon mehr als die Hälfte in Lateinamerika. Das IAI tauscht sowohl Dubletten als auch hauseigene Publikationen. Eine große Rolle spielt auch der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) finanzierte Kauftausch, über den die Bibliothek zur Zeit 201 Zeitschriftentitel erhält.
Besonders hervorzuheben sind die Tauschprojekte mit der Biblioteca Nacional de Chile, der Biblioteca Nacional de Cuba "José Martí", der Biblioteca Nacional de la República Argentina, der Biblioteca Nacional de Colombia sowie der Biblioteca Luis Ángel Arango (Bogotá). Dank der Unterstützung durch die DFG können für diese Bibliotheken deutsche Publikationen erworben werden. Im Gegenzug erhält das IAI von den Nationalbibliotheken überzählige Pflichtexemplare.
Ein weiteres größeres Projekt zum Dublettentausch wurde 2007 mit der Nettie-Lee-Benson-Collection der University of Texas, Austin (USA) gestartet. Insgesamt wurden bisher über 80.000 Medieneinheiten getauscht.
Erwerbungsreisen
Regelmäßig führt das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) Erwerbungsreisen nach Lateinamerika, der Karibik, Spanien oder Portugal durch. Dort besucht der/die entsprechende LänderreferentIn Buchmessen, Antiquariate, Museumsbuchhandlungen und weitere Spezialbuchhandlungen.
Die oft günstigeren Preise vor Ort und die Möglichkeit, auch von Händlern Literatur zu erwerben, die nicht ins Ausland liefern oder keinen Internetauftritt haben, machen die Erwerbungsreisen zu einer wichtigen und kostengünstigen Ergänzung anderer Erwerbungsstrategien.