Estratégias de aquisição
Blanket Order
O Instituto Ibero-Americano (IAI) trabalha desde 1981 com blanket order ou “approval plans”. Nos pedidos de compra em aberto terceirizamos a escolha dos livros para livreiros que atuam no ramo de importação e exportação e que conhecen melhor o mercado de determinados países e regiões. Com base em critérios definidos contratualmente, escolhem as publicações no âmbito do orçamento combinado. Tanto os critérios relativos à seleção do conteúdo quanto às questões técnicas, como tipos de meios, período de publicação, preço máximo por publicação e modalidade de transporte precisam ser fixados de forma exata neste caso. As vantagens centrais dos pedidos de compra em aberto são: A possibilidade de beneficiar do conhecimento do mercado local dos fornecedores e a rapidez com que o IAI recebe os novos lançamentos. Modelo de pedido de compra em aberto
Pedidos de compra
A grande maioria das publicações novas chega à biblioteca do IAI por meio dos pedidos de compra em aberto. Para completar a coleção, no entanto, geralmente recorremos a pedidos de compra. Na área do antiquário, a nossa preocupação principal é preencher as lacunas existentes nas publicações periódicas. Lista de livreiros do ramo de importação e exportação
Doações
A biblioteca do Instituto Ibero-Americano (IAI) recebe a cada ano entre 15.000 a 20.000 livros e revistas na forma de doação. As publicações que não correspondem ao perfil da biblioteca do Instituto ou que já se encontram na sua biblioteca são aproveitadas para fins de permuta com outras bibliotecas na Alemanha e no exterior. Em caso de doações de grande porte e elevado valor, celebra-se um contrato de doação. Modelo de contrato de doação
Permuta
Atualmente a biblioteca do Instituto Ibero-Americano (IAI) mantém convênios de permuta com cerca de 500 instituições, a metade das quais localizada na América Latina. O IAI aproveita materiais duplicados e publicações próprias nos convênios de permuta. Neste contexto, os programas de permuta financiados pela Fundação Alemã para a Investigação Científica (Deutsche Forschungsgemeinschaft - DFG) desempenham um papel importante. Apenas por esta via a biblioteca recebe atualmente 201 revistas.
Merecem destaque especial os projetos de permuta estabelecidos com a Biblioteca Nacional de Chile, a Biblioteca Nacional de Cuba "José Martí", a Biblioteca Nacional de la República Argentina, a Biblioteca Nacional de Colombia e a Biblioteca Luis Ángel Arango (Bogotá). Graças ao apoio financeiro da DFG, existe a possibilidade de comprar publicações alemãs para estas bibliotecas. Em contrapartida, o Instituto recebe inúmeros exemplares duplicados das bibliotecas nacionais, que estas obtiveram no âmbito do depósito legal.
Um outro projeto importante de permuta de material duplicado foi iniciado em 2007 com a coleção Nettie-Lee-Benson-Collection da Universidade do Texas, Austin (EUA). Ao todo foram trocadas mais do que 80.000 unidades de mídia até hoje.
Viagens de aquisição
O Instituto Ibero-Americano (IAI) organiza periodicamente viagens de aquisição à América Latina, Caribe, Espanha e Portugal com o objetivo de comprar mais publicações. No país o bibliotecário ou a bibliotecária responsável visita feiras de livros, livrarias em geral, antiquários, livrarias de museus e outras livrarias especializadas. Vários motivos – preços locais mais em conta, a possibilidade de comprar literatura de livreiros ou editoras que não exportam e/ou não têm presença na internet – fazem com que essas viagens sejam uma ferramenta importante e econômica para completar as nossas estratégias de aquisição.